먼저 ‘본인서명사실확인서’라는 문서가 어떤 것인지, 취지와 법적 근거 등을 살펴보겠습니다.
‘본인서명사실확인서’는 말 그대로 “본인이 자필로 서명했다는 사실을 행정기관이 확인해 주는 증명서” 입니다.
기존 인감제도에서는 인감도장을 만들어 신고하고, 인감증명서를 받아 인감 날인을 한 문서를 제출하는 방식이었는데요, 이 제도를 보완·대체할 수 있는 제도로서 도입된 것이 이 제도입니다.
행정안전부, 법무부 등 관련 부처에서는 “인감신고 없이 간편하게 본인이 서명했다는 사실을 증명할 수 있는 제도”라는 설명을 제공합니다.
본인서명사실확인서 법적 근거 효력 인감증명서와의 차이
이 제도의 근거가 되는 법률이 있습니다. 그중에서 대표적으로는 「본인서명사실확인 등에 관한 법률」이 있습니다.
이 법률 제 13조 등에 따르면, ‘본인서명사실확인서’ 또는 ‘전자본인서명확인서’를 제출한 경우에는 인감증명서를 제출한 것으로 본다는 규정이 있습니다. 즉, 법률상으로 인감증명서와 동일한 법적 효력을 가질 수 있도록 설계되어 있습니다.
특징 요약
정리하면 다음과 같은 특징이 있습니다:
인감도장을 사전 신고해야 할 의무가 없다.
본인이 직접 신청해야 하며, 대리발급은 원칙적으로 허용되지 않는다.
본인이 서명했다는 ‘서명사실’만을 확인하는 것이지, 도장을 날인하는 것은 아니다.
온라인으로 ‘전자본인서명확인서’ 형태로도 발급 가능하다.
인감증명서와 동일한 효력을 법률상 인정받는다.
이 제도는 특히 인감도장 누락·관리 위험, 위조 가능성 등을 줄이고, 좀 더 간편하고 안전하게 본인 확인을 할 수 있도록 만든 제도라고 볼 수 있습니다.
인감증명서와 본인서명사실확인서의 차이
다음으로, 비교 대상인 인감증명서와 본인서명사실확인서의 차이점을 표 형태로, 그리고 부가해설을 붙여서 정리해보겠습니다.
구분 인감증명서 본인서명사실확인서 / 전자본인서명확인서
사전절차 인감도장 제작 → 인감신고 필요 서명만 하면 되고, 사전 인감신고가 필요 없음
신청 주체 본인 또는 대리인 가능 본인이 직접 신청해야 함 (원칙)
신청 방법 발급기관 방문 일반 신청은 발급기관 방문 (동 주민센터 등) / 전자형태는 온라인 가능
본인 확인 방식 신분증확인 + 인감 날인 신분증 확인 + 본인이 서명 + 전자형은 온라인 인증 등
효력 인감증명서의 본래 방식 법률상 인감증명서와 동일한 효력을 인정
도장/인감필요 여부 인감도장이 필수 인감도장이 필요 없음 — 서명만으로 가능
과거 인감제도는 인감도장과 인감신고제를 통해 본인 확인과 도장 날인이라는 방식으로 법률·행정 거래에서 중요한 증명수단이었습니다.
하지만 다음과 같은 문제점이 제기돼 왔습니다: 도장의 분실·위조 가능성, 신고절차의 번거로움, 도장 사용의 불투명성 등.
이에 따라 보다 간편하고 안전한 방법으로 본인이 직접 서명했다는 사실을 확인해주는 제도가 법제화된 것입니다.
즉, 인감도장 사용에만 의존하지 않고 서명으로 본인 확인이 가능하도록 선택지를 제공한 것이라 볼 수 있습니다.
인감증명서를 계속 써야 하나?
이 제도가 생겼다고 해서 인감증명서가 없어지지는 않았습니다. 인감증명서와 본인서명사실확인서는 병행 운영됩니다.
따라서 신청자는 자신의 편의나 거래기관의 요구에 따라 인감증명서를 계속 이용할 수도 있고, 본인서명사실확인서를 선택해서 이용할 수도 있습니다.
예컨대 기존에 인감도장이 있고 지속적으로 인감증명서를 사용해 왔으면 인감증명서 방식을 유지할 수 있고, 새롭게 도장 없이 간편하게 하기를 원하면 본인서명사실확인서를 이용할 수 있는 방식입니다.
실제 활용 측면 차이
인감증명서는 아직 일부 거래기관이나 계약서상 ‘인감 날인’ 방식을 요구하는 경우가 많습니다.
본인서명사실확인서는 서명만 하면 되지만, 기관에 따라 ‘인감 날인’을 전제 조건으로 규정된 내부 규정이 있을 수 있으므로, 해당 기관에 확인하는 것이 좋습니다.
전자본인서명확인서 형태를 통해 온라인으로 발급·제출이 가능한 점이 큰 장점입니다.
서명으로 이루어지는 만큼 서명 내용이 명확해야 하고, 제3자가 읽을 수 있어야 한다는 규정도 있습니다.
본인서명사실확인서 발급기관 절차
이제 본인서명사실확인서를 실제로 어디서, 어떻게 발급받을 수 있는지 단계별로 정리하겠습니다.
발급 가능한 기관
전국의 읍·면·동 주민센터, 혹은 시·군·구청 민원실 등에서 발급이 가능하다는 안내가 있습니다.
또한 온라인 형태로는 정부24(www.gov.kr)을
통해 ‘전자본인서명확인서’로 발급할 수 있습니다.
다만, 온라인 발급을 위해서는 사전에 이용승인 신청 등의 절차가 필요합니다.
신청 절차 (방문 발급 기준)
일반적인 방문 발급 절차는 다음과 같습니다:
본인이 거주지의 읍·면·동 주민센터 또는 시·군·구청 민원실을 방문합니다.
신분증 등 본인 확인이 가능한 서류를 지참합니다. (주민등록증, 운전면허증 등)
민원창구에서 ‘본인서명사실확인서’ 발급을 신청하고, 서명란에 본인이 자필로 서명합니다. 이때 제3자가 판독 가능한 형태여야 합니다.
민원창구에서 서명사실을 확인한 후 확인서를 발급해 줍니다.
발급된 확인서를 제출기관이나 거래처에 제출하면 됩니다.
신청 절차 (온라인 발급 기준)
전자본인서명확인서를 온라인으로 발급받는 절차는 다음과 같습니다:
최초 1회 이용승인을 위한 방문이 필요합니다: 시·군·구청 또는 읍·면·동 주민센터에서 이용승인 신청서를 작성하고 신분증을 제시하여 본인 확인을 합니다.
회원가입 또는 로그인 후, 복합인증(예: 전화인증, 공인인증서 등)을 통해 본인 인증을 마칩니다.
시스템 내에서 서명사실확인서를 작성합니다. 이때 사용용도(거래기관 등), 제출기관 등을 기재합니다.
전자서명을 완료하고, 발급번호가 부여된 확인서를 출력하거나 전자문서형태로 저장합니다.
제출기관에서 해당 발급번호 등을 통해 확인 가능하도록 시스템화되어 있습니다.
수수료 및 발급 가능 시간
대부분의 지자체에서는 민원발급 수수료가 저렴하거나 면제되는 경우도 많습니다. 다만 각 지자체별로 차이가 있을 수 있으므로 방문 전 확인이 필요합니다.
대부분 신청 즉시 발급이 가능합니다.
이 확인서는 다양한 행정기관 및 민간기관에서 인감증명서 대신 사용 가능하다는 안내가 있습니다.
예컨대 계약서, 위임장, 금융거래 등에서 ‘인감증명서 제출’ 요건이 있는 경우, 본인서명사실확인서를 제출할 수 있는 기관이 늘고 있습니다.
본인서명사실확인서 활용 및 주의사항
인감도장을 분실했거나, 인감신고가 되어 있지 않은 경우 → 본인서명사실확인서 이용이 유리합니다.
외국인이거나 인감도장 사용에 부담을 느끼는 경우 → 인감증명서 대신 선택 가능성이 높습니다.
온라인으로 간편하게 발급·제출하고 싶은 경우 → 전자본인서명확인서를 활용할 수 있습니다.
다만, 계약기관이나 거래상대방이 인감증명서를 요구하는 관행이 있는 경우에는 기관에 사전 확인이 필요합니다.
서명할 때 주의사항
서명이 제3자가 알아볼 수 있어야 합니다. 즉, “누가 서명했는지”가 유추 가능해야 한다는 의미입니다.
서명의 형태가 지나치게 축약되거나 난해한 경우, 확인서 발급 및 기관 제출 시 문제가 될 수 있으므로 주의가 필요합니다.
온라인 발급 시 환경 준비
최초 이용승인을 위해 주민센터 방문이 필요합니다. 이 점 미리 알아두세요.
온라인 인증수단(전화인증, 공인인증서, 보안토큰 등)을 미리 준비해 두는 것이 좋습니다.
발급된 전자확인서를 거래기관에서 ‘출력’ 또는 전자문서로 제출할 경우, 기관이 확인번호 등을 조회할 수 있는지 확인해두면 원활합니다.
기관 제출 시 확인사항
제출처(은행, 보험사, 공공기관 등)에서 인감증명서 외에 본인서명사실확인서를 허용하는지 사전에 확인하십시오.
제출된 확인서의 발급번호, 발급일자, 발급기관 등이 거래처에서 조회 가능한 시스템에 연결돼 있는지 여부도 체크하면 좋습니다.
외국인의 경우, 제출 전 해당 기관과 외국인 발급서류에 대한 수용 여부를 상담하는 것이 안전합니다.
지금까지 ‘본인서명사실확인서’가 무엇인지, 인감증명서와 어떤 차이가 있는지, 발급방법 및 외국인도 이용 가능한지 등에 대하여 공식 자료를 바탕으로 상세히 살펴보았습니다.
주요 포인트를 다시 정리하면 다음과 같습니다.
본인서명사실확인서는 “본인이 서명했다는 사실을 증명”하는 문서로, 인감도장 없이도 본인 확인 거래가 가능하도록 만든 제도입니다.
법률상으로 인감증명서와 동일한 효력을 갖고 있으며, 인감신고·인감도장 제작이 필수가 아닙니다.
전국의 읍·면·동 주민센터에서 방문 발급이 가능하며, 온라인으로 전자형태로도 발급받을 수 있습니다.
외국인도 외국인등록증 또는 국내거소신고증을 지니고 있다면 이용이 가능하다는 공식 안내가 있습니다.
다만 실제 제출기관에서는 인감증명서를 선호하거나 내부 기준이 다를 수 있으므로, 이용 전에 기관별 요구사항을 확인하는 것이 좋습니다.
만약 계약이나 대출, 금융거래, 위임장 작성 등에서 인감증명서를 요구받았다면, 이 확인서를 대안으로 고려해볼 수 있고, 특히 인감도장이 없거나 외국인인 경우라면 더 적합한 선택이 될 수 있습니다.